Aktuelle Informationen zur Kassenbuchführung
Warum können Einträge in das Kassenbuch nicht für ein beliebiges Datum vorgenommen werden?
Die folgenden Ausführungen stellen explizit keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Besprechen Sie diese Punkte daher mit Ihrem Steuerberater.
Anforderungen an die Kassenführung
Das Tagesgeschäft ist hektisch: Oft bekommt man die Quittungen für Einkäufe und z. B. die Barzahlungen bei Hausbesuchen erst Tage später vom Kollegen. Zeit, um die Belege der Woche zu ordnen und in Ruhe das Kassenbuch zu fertigen, findet man oft erst am Wochenende.
Nun haben sich aber die Anforderungen an das Führen einer ordnungsgemäßen Kasse verändert.
Nun haben sich aber die Anforderungen an das Führen einer ordnungsgemäßen Kasse verändert.
Eine Barkasse gilt unter anderem nur dann als ordnungsgemäß geführt, wenn die Geschäftsvorfälle zeitnah, chronologisch, vollständig, richtig und unveränderbar aufgezeichnet werden. Die Barkasse muss jederzeit „kassensturzfähig“ sein.
Der tatsächliche Bargeldbestand (Ist-Bestand) muss also jederzeit mit den aufgezeichneten Vorgängen (Soll-Bestand) übereinstimmen. Als Unternehmer sind sie verpflichtet, den Bargeldbestand regelmäßig zu zählen und zu dokumentieren.
In anderen europäischen Ländern (z. B. Österreich) sind die Finanzverwaltungen bereits berechtigt, dies unangekündigt zu überprüfen.
Der tatsächliche Bargeldbestand (Ist-Bestand) muss also jederzeit mit den aufgezeichneten Vorgängen (Soll-Bestand) übereinstimmen. Als Unternehmer sind sie verpflichtet, den Bargeldbestand regelmäßig zu zählen und zu dokumentieren.
In anderen europäischen Ländern (z. B. Österreich) sind die Finanzverwaltungen bereits berechtigt, dies unangekündigt zu überprüfen.
Deshalb unterstützt Sie THEORG bei der Führung einer korrekten Kasse.
Ein Beispiel aus der Praxis
Sie erstellen (drucken) täglich zu Geschäftsschluss einen „Kassenabschluss“. Sie prüfen also, ob der rechnerische Kassenstand aus den aufgezeichneten Barvorgängen dem Ist-Bestand an Bargeld entspricht und legen dieses Dokument ab.Nun finden Sie einen Tankbeleg von vorgestern, den Sie bar aus dem Geldbeutel bezahlt hatten. Würden Sie diesen Vorgang nachträglich für vorgestern in das Kassenbuch eintragen, hätten Sie gleich mehrfach gegen Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung verstoßen. Die Aufzeichnung wäre nicht chronologisch erfolgt und auch der vorgestern und gestern festgestellte Barbestand hätte so ja nicht bestanden.
Deshalb muss der Tankbeleg zu dem Zeitpunkt im Kassenbuch erfasst werden, zu dem das Bargeld tatsächlich aus der Kassen entnommen wurde.
Deshalb muss der Tankbeleg zu dem Zeitpunkt im Kassenbuch erfasst werden, zu dem das Bargeld tatsächlich aus der Kassen entnommen wurde.
Buchungen immer zur Systemzeit
Aus diesem Sachverhalt heraus ist es bei THEORG nicht möglich, Barvorgänge zu einem anderen Zeitpunkt als zur Systemzeit vorzunehmen. Dies ist in Ihrem Interesse. So erfüllt Ihre Kassenbuchführung technisch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse.
Wir möchten bei dieser Gelegenheit dringend davon abraten, das Systemdatum Ihres Rechners zu verändern, um doch Buchungen für einen anderen Zeitpunkt zu erzeugen. Dies kann zu unabschätzbaren Nebeneffekten quer durch die Software führen.
Wir möchten bei dieser Gelegenheit dringend davon abraten, das Systemdatum Ihres Rechners zu verändern, um doch Buchungen für einen anderen Zeitpunkt zu erzeugen. Dies kann zu unabschätzbaren Nebeneffekten quer durch die Software führen.
Folgend finden Sie jedoch einige Tipps, wie Sie mit verschiedenen Anforderungen der Praxis umgehen können, ohne die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung zu verletzen. Besprechen Sie die folgenden Punkte gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater.
Die Buchung erfolgt zu dem Zeitpunkt, zu dem der Beleg (Quittung) vorgelegt wird und das Geld, welches der Einkäufer verauslagt hatte, aus der Kassen entnommen wird. Das Datum auf der Quittung können Sie gegebenenfalls im Buchungstext vermerken.
Betriebsausgaben nachträglich
Es ist der Normalfall, dass Sie oder ein Mitarbeiter etwas für den Betrieb mit Bargeld einkaufen (z. B. Blumen, Briefmarken, Tanken) und später abrechnen.Die Buchung erfolgt zu dem Zeitpunkt, zu dem der Beleg (Quittung) vorgelegt wird und das Geld, welches der Einkäufer verauslagt hatte, aus der Kassen entnommen wird. Das Datum auf der Quittung können Sie gegebenenfalls im Buchungstext vermerken.
Aus Sicht der Barkasse erfolgt die Buchung jedoch zum Zeitpunkt an dem der Beleg vorliegt (keine Buchung ohne Beleg!) und das Bargeld aus der Kasse hierfür entnommen wird.
Geldentnahme für Einkäufe
Kann der Einkäufer das Geld nicht privat vorstrecken, so kann diesem vorab Geld aus der Kasse mitgegeben werden. Die Buchung für den Einkauf kann jedoch nicht erfolgen, da noch kein Beleg vorliegt.So könnte man einem Mitarbeiter 50 Euro für den Einkauf mitgeben und hierfür einen „Zettel“ in die Kasse einlegen.
Mit THEORG ist auch eine Buchung möglich, die diese Entnahme dokumentiert. Kommt der Mitarbeiter mit Einkauf und Beleg zurück, erfolgt zuerst die Gegenbuchung zur Entnahme, dann die Buchung der Ausgabe.
Mit THEORG ist auch eine Buchung möglich, die diese Entnahme dokumentiert. Kommt der Mitarbeiter mit Einkauf und Beleg zurück, erfolgt zuerst die Gegenbuchung zur Entnahme, dann die Buchung der Ausgabe.
Kassieren bei Hausbesuch
Häufig wurden in der Vergangenheit Quittungen für Barzahlungen, die bei Hausbesuchen kassiert werden sollten, vorab erstellt. Damit ist dann der rechnerische Kassenstand höher als der tatsächliche Kassenstand, denn das Geld ist ja noch nicht kassiert.Hier gibt es eine einfache Lösung. Für die Leistungen werden keine Quittungen, sondern Rechnungen erstellt, da hierbei ist noch keine Zahlung erfolgt ist. Der Patient bekommt die Rechnung ausgehändigt und es kann vor Ort bar kassiert werden. Die Zahlung wird in THEORG nach Rückkehr verbucht.
Sollte der Patient kein Bargeld haben, könnte er den Rechnungsbetrag auch überweisen.
Sollte der Patient kein Bargeld haben, könnte er den Rechnungsbetrag auch überweisen.
Es ist ein Fehler passiert
Kein Problem, wenn Sie einmal einen falschen Eintrag im Kassenbuch erzeugt haben – es ist jedoch nicht zulässig den Vorgang einfach zu löschen. Deshalb ist eine solche Funktion in THEORG auch nicht gegeben. Der Vorgang wird einfach nachvollziehbar storniert.Buchungsdatum bei EÜR
Sie verwenden die Einnahme-Überschuss-Rechnung? Dort können Sie Geschäftsvorgänge auch mit vom Systemdatum abweichendem Buchungsdatum erfassen. Gerade Kontoauszüge bekommt man ja oft erst Tage oder Wochen nach dem Geschäftsvorfall. Natürlich können Sie z. B. Überweisungen nachträglich zu dem Datum buchen, an dem diese erfolgt sind.Dies geht aber auch in der EÜR nicht für das Konto, welches als Konto der Barkasse definiert ist.
Für Ihre privat verauslagten Bareinkäufe können Sie wie folgt vorgehen: Sie buchen diese Ausgaben gegen ein Geldkonto „Privatauslagen“. Es ist hier kein Problem auch nachträglich das Datum des Einkaufs als Buchungsdatum festzulegen.
Für Ihre privat verauslagten Bareinkäufe können Sie wie folgt vorgehen: Sie buchen diese Ausgaben gegen ein Geldkonto „Privatauslagen“. Es ist hier kein Problem auch nachträglich das Datum des Einkaufs als Buchungsdatum festzulegen.
Dieses Konto „Privatauslagen“ können Sie später durch Überweisung vom Geschäftsbankkonto auf Ihr Privatbankkonto oder durch Barauszahlung aus der Kasse ausgleichen. Dieser Vorgang ist dann jedoch wieder auf das Datum des Zahlungsvorgangs datiert. Die Rückzahlung an Sie ist also wieder später als das Belegdatum z. B. des Tankbelegs.
Weitere Fragen?
Wie schon ausgeführt können und dürfen wir zu rechtlichen und steuerlichen Fragen keine Beratung durchführen. Wenden Sie sich hier an Ihren Rechts- oder Steuerberater.Bei Fragen zur Bedienung der Software hilft Ihnen unsere Hotline.