Automatisches Ausbuchen von Rechnungen
Rechnungen, die in der Offene-Posten-Kartei verwaltet werden, mussten bisher manuell geprüft und ausgebucht werden. THEORG bietet zusätzlich die Möglichkeit, bezahlte Rechnungen automatisch über die Online-Kontoauszugsinformation bzw. den elektronischen Kontoauszug auszubuchen. Einzelne Rechnungen müssen so nicht mehr von Hand ausgebucht werden. Das spart Zeit und trägt dazu bei, dass keine Rechnung mehr übersehen wird.
Alles was Sie dazu brauchen ist der elektronische Kontoauszug Ihrer Hausbank mit der Spezifikation MT 940 im STA-Format. Diese standardisierte Datei zur Übermittlung von Kontoauszug-Daten wird Ihnen in der Regel kostenlos zur Verfügung gestellt. Es bedarf lediglich einer Freischaltung – und schon kann es losgehen.
Stellen Sie vorbereitend sicher, dass alle Rechnungsnummern, die im Verwendungszweck auftauchen, eindeutig identifizierbar sind. In diesem Fall bedeutet das, dass sie sich aus einem dreistelligen Präfix, Bindestrich und einer Nummer zusammensetzen, z. B. R21-123. Das „Autom. Ausbuchen“ findet sich unter {Bewegungsdaten} {Rechnungen/OP}. Hier müssen Sie über das gelbe Ordner-Symbol zunächst Ihren elektronischen Kontoauszug mit der Endung .sta auswählen. Falls Sie mehrere Mandanten mit THEORG verwalten, müssen Sie noch den gewünschten Mandanten bestimmen. Sofern Sie mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung arbeiten, muss als letztes noch das Geldkonto eingetragen werden, auf das buchhalterisch gebucht werden soll. Mit einem Klick auf {Weiter} starten Sie den Abgleich zwischen Ihrem elektronischen Kontoauszug und der Offene-Posten-Kartei.
Im Anschluss an den Abgleich erhalten Sie die Zusammenfassung des Ergebnisses mit Informationen zum verarbeiteten Kontoauszug, der Anzahl der Buchungen und dem letztendlichen Resultat. Das grüne Haken-Symbol zeigt, wie viele Rechnungen eindeutig identifiziert und automatisch ausgebucht werden konnten. Hinter dem Fragezeichen stehen die Rechnungen, bei denen mindestens ein Prüfkriterium nicht erfüllt ist. Diese müssen manuell geprüft werden. Das gelbe Symbol mit dem Ausrufezeichen steht für die Positionen, denen kein offener Posten zugeordnet werden konnte. Der Grund dafür ist häufig eine fehlende Rechnungsnummer.
Über {Details} erhalten Sie ausführlichere Informationen über eine Liste aller Kontozugänge des verarbeiteten Kontoauszugs mit Buchungstag, Verwendungszweck und Betrag. Mit einem Klick auf eine Position werden im unteren Bereich des Fensters Eckdaten zur zugehörigen Rechnung angezeigt.
Im folgenden Schritt werden alle eindeutig identifizierten Rechnungen automatisch ausgebucht und, falls die Einnahme-Überschuss-Rechnung genutzt wird, verbucht. Zusätzlich wird eine PDF-Datei mit allen Buchungen Ihres Kontoauszugs sowie den entsprechenden Verarbeitungsmerkmalen erzeugt. Dieses PDF können Sie über den Button {Anzeigen} aufrufen. Der Vorgang des automatischen Abbuchens kann damit abgeschlossen werden.
Nach erfolgreicher Verarbeitung des elektronischen Kontoauszugs werden die Eckdaten in einem Archiv gespeichert. Das Archiv finden Sie, indem Sie das automatische Ausbuchen erneut starten und in dem sich öffnenden Fenster links unten {Archiv anzeigen} wählen.
