Behandlungsrückgang und Kurzarbeitergeld (Kug)

1. Einführung

Aufgrund der aktuellen Lage sind viele Praxen davon betroffen, dass Patienten ihre Behandlungen absagen bzw. dass keine neuen Patienten in die Praxis kommen. Somit sind die Mitarbeiter nicht ausgelastet. Aus diesem Grund erreichen uns viele Fragen zur Beantragung von Kurzarbeitergeld.

Leider dürfen wir keine steuerliche oder rechtliche Beratung leisten. Da dies immer auch von vielen individuellen Faktoren abhängt, empfiehlt es sich, die Beantragung mit dem Steuerberater zu klären. Ein paar allgemeine Informationen und Quellen sind unter Punkt 4 dieses Textes zusammengestellt.

2. Auswertungen/Statistik

In diesem Kontext wollen die meisten Praxisinhaber verstehen, in welchem Umfang der Rückgang der Behandlungen gegeben ist. Daher werden wir häufig nach betriebswirtschaftlichen Auswertungen bzw. Statistiken in THEORG gefragt – insbesondere nach Auswertungen zu „abgesagten Terminen“.

Allerdings sind für die Beurteilung der Lage im Hinblick auf den Rückgang der Behandlungstermine zwei Effekte zu betrachten. Zum einen werden schon vereinbarte Termine abgesagt. Zum anderen werden keine neuen Termine vereinbart. Somit ist eine Statistik auf ausgefallene Termine hier nicht wirklich aussagefähig.

Aussagefähig ist z. B. ein Vergleich von Behandlungen und Umsatz in einem Monat vor der Pandemie mit einem aktuellen Monat. Dies ist eine betriebswirtschaftlich zweckmäßige Auswertung. Unter Punkt 5 ist dargestellt, wie Sie diese erhalten. Für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes benötigen Sie diese jedoch nicht.

3. Kurzarbeitergeld

Das Verfahren für Kurzarbeitergeld besteht aus zwei Teilen: einer „Anzeige des Arbeitsausfalls“ und dem anschließend monatlichen „Antrag auf Kurzarbeitergeld“.

Anzeige des Arbeitsausfalls

Mit der Anzeige „melden“ Sie der Agentur für Arbeit lediglich, dass Sie Kurzarbeitergeld für Ihre Mitarbeiter benötigen. Hierzu gehört, dass Sie mit jedem Mitarbeiter eine Vereinbarung zur Kurzarbeit treffen.

Nach bisherigen Erfahrungen reicht es aus, wenn Sie als Begründung angeben, dass aufgrund der Corona-Pandemie viele Patienten aus Angst vor Ansteckung Termine absagen bzw. keine neuen Termine vereinbaren. In der aktuellen Lage ist es nach unseren Informationen nicht notwendig, den Arbeitsausfall mit Statistiken etc. zu belegen.

Antrag auf Kurzarbeitergeld

Nach einem positiven Bescheid der Agentur für Arbeit wird das Kug monatlich beantragt.

Hier ist nun darzulegen, in welchem Umfang sich die Arbeitszeit je Mitarbeiter verringert hat. Dabei ist die vertragliche Arbeitszeit mit der tatsächlich in Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeit aufzuführen.

Wenn sie das Modul Arbeitszeitverwaltung im Einsatz haben, sind alle hierfür notwendigen Arbeitszeitaufzeichnungen vorhanden.

Alternativ könnten die Daten der Mitarbeiterauslastung aus dem Terminplan herangezogen werden.

Hinweise zur Ausführung dieser Auswertungen finden Sie unter Punkt 6.

4. Weiterführende Infos zu Kug

Alle Infos zu Kug finden Sie auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit:
https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

Eine kurze Zusammenfassung finden Sie unter dem folgenden Link:
https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug-corona-virus-infos-fuer-unternehmen_ba146368.pdf

Eine weitere gute Erklärung finden Sie unter dem folgenden Link:
https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/kug-faq-kurzarbeit-und-qualifizierung.html

a) Wer kann Kug beantragen?
Aktuell besteht ein Anspruch auf Kug, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben. Der Ausfall muss aufgrund eines „unabwendbaren Ereignisses“ begründet sein. Dies ist mit der Corona-Pandemie gegeben. Kug kann für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beantragt werden. Es muss mindestens eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer beschäftigt sein.

b) Welche Maßnahmen müssen vor Beantragung des Kug getroffen werden?
Noch vorhandener Urlaub aus dem vergangenen Urlaubsjahr ist zur Vermeidung der Kurzarbeit einzubringen. Die Auflösung von Überstunden- und Arbeitszeitkonten ist notwendig. Aufbau negativer Arbeitszeitsalden ist NICHT notwendig.

Sie müssen mit den Mitarbeitern eine Vereinbarung zur Kurzarbeit treffen.

c) Anzeige des Arbeitsausfalls
In der aktuellen Situation kann Kug für den Monat März noch beantragt werden, wenn die Anzeige des Arbeitsausfalls bis spätestens zum 31.03.2020 bei der Agentur für Arbeit eingereicht wird. Alle weiteren Schritte können auch noch danach erfolgen.

Das Formular: https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf

d) Antrag auf Kurzarbeitergeld
Nach einem positiven Bescheid der Agentur für Arbeit wird das Kug monatlich beantragt. Das Kug wird vom Arbeitgeber berechnet und an die Mitarbeiter ausbezahlt.

Der Antrag für das Kug muss innerhalb einer Frist von 3 Monaten bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden.

Formulare:
https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf
https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug108_ba013010.pdf

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie den Arbeitsausfall anhand von vorhandenen Arbeitszeitaufzeichnungen darlegen können.

5. THEORG: Betriebswirtschaftliche Statistiken

Folgend zeigen wir Ihnen verschiedene Statistiken, mit welchen Sie die Anzahl von Behandlungen und Umsatz für zwei Zeiträume vergleichen können. Welche für Sie geeignet ist, hängt u.a. davon ab, ob Sie mit oder ohne Terminplan arbeiten. Selbstzahlerleistungen werden separat ausgewertet.

Hinweis: Auch wenn in THEORG eine spezielle Statistik „Vergleich von zwei Zeiträumen“ verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen in diesem Zusammenhang die „Auswertung eines Zeitraums“ für zwei unterschiedliche Zeiträume einzeln auszuführen und manuell zu vergleichen. Hierbei ist der Informationsgehalt höher.

Für alle folgend dargestellten Varianten gilt:
Führen Sie diese für zwei unterschiedliche Zeiträume durch, jeweils vor der Corona-Pandemie und während der Corona-Pandemie. Beispiel: März 2020 und März 2019 oder März 2020 und Februar 2020. Aufgrund der Ergebnisse können Sie dann Vergleichszahlen ermitteln.

a) Vergleich zweier Zeiträume: Anzahl und Wert der Rezept-Termine im Terminplan (für Kunden mit Modul Terminplan)

Wählen Sie vom Hauptmenü aus: {Auswertungen} und danach {Patient/Rezept}

Im Assistenten wählen Sie folgende Punkte:
• Auswertung eines Zeitraums
• Datenbasis: Terminplan
• 1. Kriterium: Mitarbeiter
• 2. Kriterium: Leistungen
• Zeitraum: siehe Vorschlag oben
  o Rezepte berücksichtigen:
     o „abgerechnete Rezepte“ - Zeitraum leer lassen
  und:
     o „nicht abgerechnete Rezepte“, da sich das Rezept noch in Behandlung befinden kann
  o Termine:
    o „Nur abgehakte Termine berücksichtigen“ auswählen, sofern Sie die stattgefundenen Termine wahrgenommen haben
• Je nach Lizenz:
  o Mandant auswählen
  o Rezeptart auswählen
• Wählen Sie nun {Erstellen}

Nachdem die Statistik erstellt ist, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Unter Lasche „Info“ finden Sie das Gesamtergebnis
• Wenn Sie die Option „Untergruppierung anzeigen“ auswählen, dann werden Ihnen die Daten des 2. Kriteriums angezeigt.
• Sie können die Statistik nun „Drucken“ oder „Exportieren“, um diese z. B. in Excel zu bearbeiten.

b) Vergleich zweier Zeiträume: Anzahl und Wert der Rezept-Termine im Terminblatt (für Kunden ohne Modul Terminplan)

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Termine auswerten können, die bereits im Terminblatt eingetragen sind.

Sollten Sie eine aktuelle Auswertung erstellen wollen, in der alle Behandlungen auch der noch nicht abgerechneten Rezepte aufgeführt sind, müssen Sie diese im Terminblatt eintragen (Kartei „Rezept“, Lasche „Termine“).

Die Auswahlschritte sind identisch zur vorigen Statistik, mit der Ausnahme, dass Sie als Datenbasis „Terminblatt“ wählen.

c) Vergleich zweier Zeiträume: Anzahl und Wert der Personen/Artikel-Termine im Terminplan (für Kunden mit Modul Terminplan und Modul Selbstzahlerleistungen und Verkauf)

Diese Statistik wertet immer die letzten 12 Monate – getrennt nach Monat – aus.

Wählen Sie vom Hauptmenü aus: {Auswertungen} und danach {Leistungen/Artikel}

Im Assistenten wählen Sie folgende Punkte:
• Mitarbeiter: nach erbrachter Leistung
• Zeitraum: Statistik bis z. B. Februar 2020
  o Je nach Lizenz: Mandant auswählen
  o Auswahl Mitarbeiter: keine Auswahl treffen
• Wählen Sie nun {Starten}

Nachdem die Statistik erstellt ist, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie können wählen zwischen: „Anzahl“ oder „Umsatzwert pro Monat“ (links unten)
• Sie können die Statistik nun „Drucken“ oder „Exportieren“, um diese z. B. in Excel zu bearbeiten.

6. THEORG: Auswertungen zur Arbeitszeit

a) Arbeitszeitauswertung (für Kunden mit Modul Arbeitszeitverwaltung)

Mit diesem Modul haben Sie eine vollständige Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter. Mit der Monatsabrechnung pro Mitarbeiter haben Sie somit alle notwendigen Informationen aus Monaten vor der Pandemie und während der Pandemie.

b) Mitarbeiter-Auslastung (für Kunden mit Modul Terminplan)

Hiermit können Sie für die im Terminplan verwalteten Mitarbeiter eine Auswertung der im Terminplan erfassten Arbeitszeiten erstellen.

Diese Auswertung zählt belegte und freie Zeiteinheiten. Angezeigt werden diese als Anzahl der Termine und in Anzahl der Stunden.

Führen Sie folgende Auswertung für zwei unterschiedliche Zeiträume durch, jeweils vor der Corona-Pandemie und währen der Corona-Pandemie.
Beispiel: März 2020 und März 2019 oder März 2020 und Februar 2020.
Aufgrund der Ergebnisse können Sie dann Vergleichszahlen ermitteln.

Wählen Sie hierzu im Terminplan {Pläne drucken}

Im Assistenten wählen Sie folgende Punkte:
• 7: Mitarbeiter-Auslastung
• Zeitraum: siehe oben
  o Wählen Sie „alle Mitarbeiter“
• Wählen Sie, wie die Freitexte ausgewertet werden sollen
  o „Nur abgehakte Termine berücksichtigen“ auswählen, sofern Sie die stattgefundenen Termine wahrgenommen haben
• Sie können die Statistik nun „Drucken“ oder „Speichern“.