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Checkliste zur Mehrwertsteuer-Umstellung in THEORG zum 01.01.2021

Zum 01.01.2021 wird im Rahmen des sogenannten Konjunkturpakets zur Bewältigung der Corona-Krise der Umsatzsteuersatz (Mehrwertsteuer), der befristet bis zum 31.12.2020 von 19 % auf 16 % (bzw. 7 % auf 5 %) gesenkt wurde, wieder auf die früheren Werte 19 % und 7 % angehoben.

Hinweis: Nach unserem aktuellen Stand gibt es keine Hinweise von politischer Seite, dass dieser Stichtag sich noch ändern könnte. Daher empfehlen wir Ihnen, die folgenden Vorbereitungsschritte schon vorab durchzuführen.

Bitte beachten Sie dazu die aktuellen Informationen in den Medien.

Wichtig: Wenn Sie zum 01.07.2020 keine Mehrwertsteuer-Umstellungen vorgenommen haben, müssen Sie die folgenden Informationen nicht beachten!

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, anhand derer Sie die notwendigen Arbeiten zur Umstellung im Programm Schritt für Schritt durchführen können.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie über den jeweiligen Seitenverweis.

Ab Programmversion 14.32 steht dafür auch ein Umstellungs-Assistent für die Artikel-Preislisten und die offenen Umsätze ab 01.01.2021 bereit.

Wichtig: Vor dem Stichtag müssen Sie die Abrechnung aller offenen Leistungen und die Umstellung der Selbstzahler-Rezepte selbst durchführen.

Hinweis: Die folgenden Ausführungen stellen keine Beratung zu steuerlichen Fragen dar, sondern betreffen nur die Handhabung im Programm THEORG. Alle steuerlichen Fragen klären Sie bitte unbedingt vorab mit Ihrem Steuerberater.

Zu Checkliste A

Zu Checkliste B

 

Checkliste A

Druckversion

Was Sie jetzt schon vorbereiten sollten …

1. Abrechnung bereits erbrachter Leistungen von mehrwertsteuerpflichtigen Selbstzahler-Rezepten

Haben Sie alle Leistungen bis 31.12.2020 abgerechnet?

Details dazu finden Sie hier.

2. Kontrolle und gegebenenfalls Anlage der Steuerschlüssel

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel angelegt?

Details dazu finden Sie hier.

Was Sie zum Stichtag tun müssen …

Wichtig: Folgende Schritte müssen Sie durchführen, bevor Sie ab dem 01.01.2021 mehrwertsteuerpflichtige Leistungen abrechnen.

1. Zuordnung der Steuerschlüssel bei den Selbstzahler-Kostenträgern

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel eingetragen?

Details dazu finden Sie hier.

2. Zuordnung der Steuerschlüssel in der Preisliste der Artikel

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel eingetragen?

Details dazu finden Sie hier.

3. Zuordnung der Steuerschlüssel in der Mandantenkartei

Haben Sie die Steuerschlüssel in der Mandantenkartei zugeordnet?

Details dazu finden Sie hier.

4. Optional: Anpassung der Preise von Artikeln und Heilmitteln

Details dazu finden Sie hier.

 

Selbstzahler-Rezepte abrechnen

Anlage von Selbstzahler-Rezepten direkt vor der Abrechnung

Falls Sie Ihre Selbstzahler-Rezepte erst kurz vor der Abrechnung anlegen und terminieren und die Behandlungen sowohl vor als auch nach dem Stichtag liegen, teilen Sie diese einfach auf zwei Rezepte auf. Rechnen Sie das Rezept mit Terminen vor dem Stichtag direkt ab.

Abgeschlossene Selbstzahler-Rezepte ermitteln/abrechnen

Wählen Sie {Rezepte} {Checken} <5 Behandlung abgeschlossen (alle)> mit Sortierung <Kostenträger-Kürzel und Patienten-Name>. Starten Sie die Selektion mit {Checken}.

Aus der Übersicht wählen Sie nun die Rezepte mit dem entsprechenden Kostenträger der Selbstzahler-Rezepte aus und rechnen diese wie gewohnt ab.

Laufende Selbstzahler-Rezepte vorbereiten (ermitteln, gegebenenfalls duplizieren und abrechnen)

Bei Terminierung der Rezepte ausschließlich über das Terminblatt

Gehen Sie in {Rezepte} und sortieren Sie die Kartei nach „Krankenkasse“. Sie finden die Sortierung oben rechts in der Statusleiste (oder durch Tippen von „O“). Ändern Sie die Sortierung von „Name aktuell“ auf „Krankenkasse“ (gegebenenfalls öffnet sich dadurch im Hintergrund das sogenannte Archiv).

Wählen Sie anschließend aus der Übersicht ein Selbstzahler-Rezept aus, das sich aktuell in Behandlung befindet. Wechseln Sie in die Lasche {Terminblatt}.

Falls bereits Termine nach dem Stichtag geplant sind, gehen Sie wie folg vor:
• Erstellen Sie ein {Duplikat} dieses Rezeptes
• In diesem „neuen“ Rezept tragen Sie die bereits geplanten Termine ab dem Stichtag ein
• Wechseln Sie anschließend wieder zurück zum aktuell laufenden Rezept und löschen Sie die Termine nach dem Stichtag
• Rechnen Sie das aktuell laufende Rezept noch vor dem Stichtag ab

Falls es nur Termine bis zum Stichtag gibt:
• Rechnen Sie das Rezept noch vor dem Stichtag ab
• Zukünftige Termine sollten Sie auf einem neuen Rezept terminieren

Bei Terminierung der Rezepte über den Terminplan

Gehen Sie in {Rezepte} und sortieren Sie die Kartei nach „Krankenkasse“. Sie finden die Sortierung oben rechts in der Statusleiste (oder durch Tippen von „O“). Ändern Sie die Sortierung von „Name aktuell“ auf „Krankenkasse“ (gegebenenfalls öffnet sich dadurch im Hintergrund das sogenannte Archiv).

Wählen Sie aus der {Übersicht} ein Selbstzahler-Rezept aus, das sich aktuell in Behandlung befindet. Wechseln Sie in die Lasche {Terminblatt}.

Über die Funktion {aus Terminplan} können Sie sehen, wie weit in die Zukunft die Termine bereits geplant sind.

Falls bereits Termine ab dem Stichtag geplant sind:
• Wählen Sie {Abbrechen} und verlassen Sie diese Lasche
• Erstellen Sie ein {Duplikat} dieses Rezeptes
• Wechseln Sie anschließend wieder zurück zum aktuell laufenden Rezept und übertragen Sie die Termine ab dem Stichtag mittels {Folgetermine} auf das „neue“ Rezept
• Rechnen Sie das aktuell laufende Rezept noch vor dem Stichtag ab

Falls es nur Termine bis zum Stichtag gibt:
• Wählen Sie {Abbrechen} und verlassen Sie diese Lasche
• Rechnen Sie das Rezept noch vor dem Stichtag ab

 

Anlage der neuen Steuerschlüssel

Für die korrekte Mehrwertsteuer-Berechnung ab 01.01.2021 benötigen Sie die zwei neuen Steuerschlüssel:
• M19 Mehrwertsteuer 19 %
• M7 Mehrwertsteuer 7 %

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen, auch die zugehörigen sog. Vorsteuersätze im Programm anzulegen:
• V19 Vorsteuer 19 %
• V7 Vorsteuer 7 %

Diese Steuerschlüssel sollten im Programm bereits vorhanden sein. Dies prüfen Sie im Menü {Stammdaten} {Steuerschlüssel}.

Sollten die Steuerschlüssel noch nicht vorhanden sein, wählen Sie dort den aktuellen Eintrag für 16 % MwSt. aus und klicken Sie auf {Duplikat}. Tragen Sie die neuen Werte in die Felder <Schlüssel>, <Bezeichnung>, <Steuersatz> ein und speichern Sie die Angaben.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die anderen Steuerschlüssel.

Hinweis zu Steuerkonten:
Wenn Sie mit dem Modul EÜR oder einer Schnittstelle zu einem externen Buchhaltungsprogramm (auch Kassenbuch-Export) arbeiten, stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Buchhaltung ab, ob und welche Steuerkonten für die neuen Mehrwertsteuer- und Vorsteuersätze zu verwenden sind.

Neue Steuerkonten legen Sie im Menü {Stammdaten} {Kontenrahmen} an, am besten auch per {Duplikat} eines bereits bestehenden Steuerkontos. Nach der Erfassung der Konten können Sie diese dann bei den neuen Steuerschlüsseln zuordnen.

Hinweis zu sogenannten Automatikkonten für Erlöse:
Wenn Sie mit einer Schnittstelle zu einem externen Buchhaltungsprogramm arbeiten, gibt es die Möglichkeit, dass das externe Programm die Mehrwertsteuer direkt anhand des übergebenen Erlöskontos ermittelt. Dieses nennt sich „Automatikkonto“.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob diese Buchungsvariante bei Ihnen eingesetzt wird und ob dafür ab 01.01.2021 neue Erlöskonten verwendet werden müssen.

Wenn ja, können Sie die neuen Konten gleich unter {Stammdaten} {Kontenrahmen} anlegen, am besten auch per {Duplikat} eines bereits bestehenden Erlöskontos.

Wichtig: Die weitere Zuordnung der neuen Konten im Programm darf erst zum 01.01.2021 stattfinden.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel bei Selbstzahler-Kostenträgern zum Stichtag

Ändern Sie dazu im Menü {Stammdaten} {Kostenträger} Bereich „Buchhaltung“ bei den beiden Kostenträgern mit dem Kurzzeichen „SZ Voll“ (bzw. „SZ19“) und „SZ ERM“ (bzw. „SZ7“) im Feld <Steuerschlüssel> die bisherigen Mehrwertsteuerschlüssel „M16“ und „M5“ auf „M19“ und „M7“.

Wenn Sie weitere/andere Kostenträger für die mehrwertsteuerpflichtige Rezeptabrechnung verwenden, müssen Sie diese analog ändern.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Preisliste der Artikel zum Stichtag

In der Preisliste der Artikel im Menü {Büro} {Preislisten} {Artikel} (ab V14 {Stammdaten} {Artikel}) muss der neue Mehrwertsteuerschlüssel im Feld <Steuerschlüssel> bei allen Artikeln einmalig von 19 % auf 16 % bzw. 7 % auf 5 % umgestellt werden.

Wählen Sie dazu über die {Übersicht} den zu ändernden Artikel aus und tragen Sie über {Ändern} im Feld <Steuerschlüssel> über die Auswahl den neuen Steuerschlüssel ein.

Hinweis zu Automatikkonten für Erlöse:
Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung abgestimmt haben, dass Sie ab 01.07.2020 neue Erlöskonten verwenden müssen und diese bereits im Kontenrahmen angelegt haben (siehe oben unter „Anlage der neuen Steuerschlüssel“), können Sie nun auch gleich im Bereich „Artikelbezogene Konten“ im Feld <Konto> die neuen Erlöskonten eintragen.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Mandantenkartei zum Stichtag

In der Mandantenkartei werden für verschiedene Buchungsarten Konten und Steuerschlüssel hinterlegt. Die Steuerschlüssel dort müssen auf die neu geltenden Werte umgestellt werden.

Ändern Sie dazu bitte im Menü {Stammdaten} {Mandanten} in der Lasche {Konten} in den Feldern <Steuerschlüssel> die bisherigen Mehrwertsteuerschlüssel „M16“ und „M5“ auf die neuen Werte „M19“ und „M7“.

 

Optional: Anpassung der Preise in der Preisliste der Heilmittel zum Stichtag

Generell werden im Programm Bruttopreise verwaltet. Wenn Sie Ihre Preise an die Steuererhöhung anpassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Tragen Sie bei den betreffenden Artikeln im Menü {Stammdaten} {Artikel} im Feld <VK-Preis> den neuen Preis ein.

Wenn Sie Ihre Preise genau um die Anhebung der MwSt. anpassen wollen, müssen Sie die bisherigen Preise (brutto) mit dem Faktor 1,02586 multiplizieren. Das entspricht einer 3 %-Erhöhung der MwSt.

Das hört sich auf den ersten Blick vielleicht seltsam an, stimmt aber!

Denn nicht der Gesamtpreis wird um 3 % angehoben, sondern nur der darin enthaltene Mehrwertsteueranteil!

Beispiel:

alter Bruttopreis (inkl. 16 % MwSt.): 116,00 EUR.
116,00 x 1,02586 (Umrechnungsfaktor) = 119,00 EUR neuer Bruttopreis (inkl. 19 % MwSt.)

Für die Umrechnung von 5 % auf 7 % beträgt der Umrechnungsfaktor 1,01904.

 

Checkliste B

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Was Sie jetzt schon vorbereiten sollten …

1. Abrechnung bereits erbrachter Leistungen von mehrwertsteuerpflichtigen Selbstzahler-Rezepten

Haben Sie alle Leistungen bis 31.12.2020 abgerechnet?

Details dazu finden Sie hier

2. Abrechnung offener Umsätze

Haben Sie die offenen Umsätze abgerechnet?

Details dazu finden Sie hier

3. Kontrolle und gegebenenfalls Anlage der Steuerschlüssel

Haben Sie die Steuerschlüssel kontrolliert?

Details dazu finden Sie hier

4. Abrechnung von Kursen

Haben Sie die Kurse abgerechnet?

Details dazu finden Sie hier

5. Abrechnung von laufenden Verträgen

Haben Sie die Verträge abgerechnet?

Details dazu finden Sie hier

Was Sie zum Stichtag tun müssen …

Wichtig: Folgende Schritte müssen Sie durchführen, bevor Sie ab dem 01.01.2021 mehrwertsteuerpflichtige Leistungen abrechnen.

1. Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Mandantenkartei

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel in der Mandantenkartei zugeordnet?

Details dazu finden Sie hier

2. Zuordnung der Steuerschlüssel in der Preisliste der Artikel

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel eingetragen?

Details dazu finden Sie hier

3. Zuordnung der Steuerschlüssel in den Preislisten der Kurse, Verträge und Wertkarten

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel eingetragen?

Details dazu finden Sie hier

4. Zuordnung der Steuerschlüssel und Steuersätze in der Umsätzekartei bei den offenen Umsätzen ab 01.01.2021

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel und Steuersätze eingetragen?

Details dazu finden Sie hier

5. Zuordnung der Steuerschlüssel bei den Selbstzahler-Kostenträgern

Haben Sie die neuen Steuerschlüssel eingetragen?

Details dazu finden Sie hier

6. Optional: Anpassung der Preise für Selbstzahler-Rezepte

Details dazu finden Sie hier

7. Optional: Anpassung der Preise für Artikel

Details dazu finden Sie hier

8. Optional: Anpassung der Preise für Kurse, Verträge und Wertkarten

Details dazu finden Sie hier

9. Optional: Anpassung der Preise laufender Verträge mit abweichendem Betrag

Details dazu finden Sie hier

10. Optional: Abgrenzung von Leistungen, die über den Stichtag laufen

Details dazu finden Sie hier

 

Selbstzahler-Rezepte abrechnen

Erfassung der Selbstzahler-Rezepte direkt vor der Abrechnung

Falls Sie Ihre Selbstzahler-Rezepte erst kurz vor der Abrechnung anlegen und terminieren und die Behandlungen sowohl vor als auch nach dem Stichtag liegen, teilen Sie diese einfach auf zwei Rezepte auf. Rechnen Sie das Rezept mit Terminen vor dem Stichtag direkt ab.

Abgeschlossene Selbstzahler-Rezepte ermitteln/abrechnen

Wählen Sie {Rezepte} {Checken} <5 Behandlung abgeschlossen (alle)> mit Sortierung <Kostenträger-Kürzel und Patienten-Name>. Starten Sie die Selektion mit {Checken}.

Aus der Übersicht wählen Sie nun die Rezepte mit dem entsprechenden Kostenträger der Selbstzahler-Rezepte aus und rechnen diese wie gewohnt ab.

Laufende Selbstzahler-Rezepte vorbereiten (ermitteln, ggf. duplizieren und abrechnen)

Bei Terminierung der Rezepte über den Terminplan

Gehen Sie in {Rezepte} und sortieren Sie die Kartei nach „Krankenkasse“. Sie finden die Sortierung oben rechts in der Statusleiste (oder durch Tippen von „O“). Ändern Sie die Sortierung von „Name aktuell“ auf „Krankenkasse“ (gegebenenfalls öffnet sich dadurch im Hintergrund das sogenannte Archiv).

Wählen Sie aus der {Übersicht} ein Selbstzahler-Rezept aus, das sich aktuell in Behandlung befindet.

Wechseln Sie in die Lasche {Terminblatt}.

Über die Funktion {aus Terminplan} können Sie sehen, wie weit in die Zukunft die Termine bereits geplant sind.

Falls bereits Termine ab dem Stichtag geplant sind, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie {Abbrechen} und verlassen Sie diese Lasche
• Erstellen Sie ein {Duplikat} dieses Rezeptes
• Wechseln Sie anschließend wieder zurück zum aktuell laufenden Rezept und übertragen Sie die Termine ab dem Stichtag mittels {Folgetermine} auf das „neue“ Rezept
• Rechnen Sie das aktuell laufende Rezept noch vor dem Stichtag ab

Falls es nur Termine bis zum Stichtag gibt:
• Wählen Sie {Abbrechen} und verlassen Sie diese Lasche
• Rechnen Sie das Rezept noch vor dem Stichtag ab

Bei Terminierung der Rezepte ausschließlich über das Terminblatt

Gehen Sie in {Rezepte} und sortieren Sie die Kartei nach „Krankenkasse“. Sie finden die Sortierung oben rechts in der Statusleiste (oder durch Tippen von „O“). Ändern Sie die Sortierung von „Name aktuell“ auf „Krankenkasse“ (gegebenenfalls öffnet sich dadurch im Hintergrund das sogenannte Archiv).

Wählen Sie anschließend aus der Übersicht ein Selbstzahler-Rezept aus, das sich aktuell in Behandlung befindet. Wechseln Sie in die Lasche {Terminblatt}.

Falls bereits Termine nach dem Stichtag geplant sind:
• Erstellen Sie ein {Duplikat} dieses Rezeptes
• In diesem „neuen“ Rezept tragen Sie die bereits geplanten Termine ab dem Stichtag im Terminblatt ein
• Wechseln Sie anschließend wieder zurück zum aktuell laufenden Rezept und löschen Sie die Termine nach dem Stichtag
• Rechnen Sie das aktuell laufende Rezept noch vor dem Stichtag ab

Falls es nur Termine bis zum Stichtag gibt:
• Rechnen Sie das Rezept noch vor dem Stichtag ab
• Zukünftige Termine sollten Sie auf einem neuen Rezept terminieren

 

Abrechnung offener Umsätze bis 31.12.2020

Die Umsätze aus Verkäufen/Personentermine lassen sich durch folgenden Listendruck ermitteln und einzeln bei der Person abrechnen:

Rufen Sie das Menü {Bewegungsdaten} {Umsätze} und dann {Drucken} auf.

Wählen Sie hier <Liste mit Auswahl von Status, Zeitraum, Mandant, Konto> und selektieren Sie hier nach offenen Umsätzen bis zum Stichtag 31.12.2020. Anschließend drucken Sie diese Liste aus.

In der Personenkartei rufen Sie dann nacheinander anhand der Liste die Personen mit mehrwertsteuerpflichtigen offenen Umsätzen auf.

Wechseln Sie bei der Person in die Lasche {Cash} und {Umsätze}. Dort können Sie über die Option {Abrechnen} einen oder mehrere Umsätze/Termine dieser Person bis zum Stichtag 31.12.2020 abrechnen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle weiteren Personen der Liste.

 

Kontrolle und gegebenenfalls Neuanlage der Steuerschlüssel

Für die korrekte Mehrwertsteuer-Berechnung ab 01.01.2021 benötigen Sie die zwei neuen Steuerschlüssel:

• M19 Mehrwertsteuer 19 %
• M7 Mehrwertsteuer 7 %

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen, auch die zugehörigen sogenannten Vorsteuersätze im Programm anzulegen:

• V19 Vorsteuer 19 %
• V7 Vorsteuer 7 %

Diese Steuerschlüssel sollten im Programm bereits vorhanden sein.

Dies prüfen Sie im Menü {Stammdaten} {Steuerschlüssel}.

Sollte ein Eintrag fehlen, wählen Sie dort den aktuellen Eintrag für 16 % MwSt. aus und klicken Sie auf {Duplikat}. Tragen Sie die neuen Werte in die Felder <Schlüssel>, <Bezeichnung>, <Steuersatz> ein und speichern Sie die Angaben.

Wiederholen Sie diesen Vorgang gegebenenfalls für weitere fehlende Steuerschlüssel.

Hinweis zu Steuerkonten:
Wenn Sie mit dem Modul EÜR oder einer Schnittstelle zu einem externen Buchhaltungsprogramm (auch Kassenbuch-Export) arbeiten, stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Buchhaltung ab, ob und welche Steuerkonten für die Mehrwertsteuer- und Vorsteuersätze zu verwenden sind.

Neue Steuerkonten legen Sie im Menü {Stammdaten} {Kontenrahmen} an, am besten auch per {Duplikat} eines bereits bestehenden Steuerkontos.

Nach der Erfassung der Konten können Sie diese dann bei den neuen Steuerschlüsseln zuordnen.

Hinweis zu sogenannten Automatikkonten für Erlöse:
Wenn Sie mit einer Schnittstelle zu einem externen Buchhaltungsprogramm arbeiten, gibt es die Möglichkeit, dass das externe Programm die Mehrwertsteuer direkt anhand des übergebenen Erlöskontos ermittelt. Dieses nennt sich „Automatikkonto“.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob diese Buchungsvariante bei Ihnen eingesetzt wird und ob dafür ab 01.01.2021 Änderungen an den Erlöskonten durchgeführt werden müssen.

Wenn ja, können Sie dies unter {Stammdaten} {Kontenrahmen}) durchführen.

Wichtig: Die weitere Zuordnung der Konten im Programm darf aber erst zum 01.01.2021 stattfinden.

 

Abrechnung von Kursen bis 31.12.2020

Blockkurse werden in der Regel bei Kursbeginn abgerechnet, fortlaufende Kurse beim Wahrnehmen oder manuell.

Um noch nicht bezahlte Kurse abzurechnen, gehen Sie, je nach Verwaltung Ihrer Kurse, wie folgt vor:

Verwaltung und Terminierung der Kurse im Terminplan

Um eine Übersicht der Kurstermine mit den Teilnehmern zu erhalten, drucken Sie sich zunächst im Terminplan über {Pläne Drucken} <3 nur Gruppentermine/Kurstermine> eine Liste der betreffenden Kurse aus. Als Zeitraum wählen Sie alle Kurse bis zum 31.12.2020 und in den weiteren Druckoptionen im Bereich „Termine“ <nur Kurstermine>.

Markieren Sie anschließend im Terminplan den entsprechenden Kurs und wählen Sie {Abrechnung/Quittung}. Hier werden alle Teilnehmer aufgelistet. Sie können (falls erforderlich) direkt eine Rechnung stellen und den Kurs auf Ihrer ausgedruckten Liste abhaken.

Verwaltung und Terminierung in der Kurskartei (ohne Terminplan)

Wählen Sie unter {Bewegungsdaten} {Kurse} aus der {Übersicht} den entsprechenden Kurs aus.

In der Lasche {Teilnehmer} sehen Sie direkt, ob ein Kurs abgerechnet wurde oder nicht. Falls erforderlich können Sie hier den Teilnehmer direkt {Abrechnen} und eine Rechnung stellen.

Wählen Sie dann den nächsten Kurs aus der {Übersicht} und führen Sie die Abrechnung gleichermaßen durch.

 

Abrechnung von laufenden Verträgen

Aufgrund der Vielzahl der verschiedenen Vertragsmodelle empfehlen wir Ihnen, die Vertragsabrechnung wie gewohnt durchzuführen.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob gegebenenfalls eine Abgrenzung, beispielsweise bei periodenübergreifender Vertragsabrechnung, notwendig ist.

Dies können Sie aber auch noch „in Ruhe“ nach der MwSt.-Umstellung durchführen.

Einzelheiten dazu finden Sie auf hier.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Mandantenkartei

Hinweis: Wenn Sie den MwSt.-Umstellungsassistenten (0058 Anpassung der Mehrwertsteuer 2021 (Corona)) des aktuellen Programm-Updates ausgeführt haben, müssen Sie diesen Schritt nicht mehr durchführen, sondern nur noch kontrollieren, ob die Werte korrekt eingetragen wurden.

In der Mandantenkartei werden für verschiedene Buchungsarten Konten und Steuerschlüssel hinterlegt. Dort müssen die Steuerschlüssel auf die neu geltenden Werte umgestellt werden.

Ändern Sie dazu bitte im Menü {Stammdaten} {Mandanten} in der Lasche {Konten} in den Feldern <Steuerschlüssel> die bisherigen Mehrwertsteuerschlüssel „M16“ und „M5“ auf die neuen Werte „M19“ und „M7“.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Preisliste der Artikel zum Stichtag

Hinweis: Wenn Sie den MwSt.-Umstellungsassistenten (0058 Anpassung der Mehrwertsteuer 2021 (Corona)) des aktuellen Programm-Updates ausgeführt haben, müssen Sie diesen Schritt nicht mehr durchführen, sondern nur noch kontrollieren, ob die Werte korrekt eingetragen wurden.

In der Preisliste der Artikel im Menü {Stammdaten} {Artikel} muss der neue Mehrwertsteuerschlüssel im Feld <Steuerschlüssel> bei allen Artikeln einmalig von 16 % auf 19 % bzw. 5 % auf 7 % umgestellt werden.

Wählen Sie dazu über die {Übersicht} den zu ändernden Artikel aus und tragen Sie über {Ändern} im Feld <Steuerschlüssel> über die Auswahl den neuen Steuerschlüssel ein.

Hinweis zu Automatikkonten für Erlöse:
Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung abgestimmt haben, dass Sie ab 01.01.2021 neue Erlöskonten verwenden müssen und diese bereits im Kontenrahmen angelegt haben (siehe oben unter „Anlage der neuen Steuerschlüssel“), können Sie im Bereich „Artikelbezogene Konten“ im Feld <Konto> die neuen Erlöskonten eintragen.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel in der Preisliste der Kurse, Verträge und Wertkarten zum Stichtag

Hinweis: Wenn Sie den MwSt.-Umstellungsassistenten (0058 Anpassung der Mehrwertsteuer 2021 (Corona)) des aktuellen Programm-Updates ausgeführt haben, müssen Sie diesen Schritt nicht mehr durchführen, sondern nur noch kontrollieren, ob die Werte korrekt eingetragen wurden.

In den weiteren Preislisten der Kurse, Verträge und Wertkarten im Menü {Stammdaten} {Kurse} bzw. {Verträge} bzw. {Wertkarten/Gutscheine} muss der neue Mehrwertsteuerschlüssel analog wie bei den Artikeln im Feld <Steuerschlüssel> eingetragen werden.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel und Steuersätze in der Umsätzekartei bei den offenen Umsätzen ab 01.01.2021

Hinweis: Wenn Sie den MwSt.-Umstellungsassistenten (0058 Anpassung der Mehrwertsteuer 2021 (Corona)) des aktuellen Programm-Updates ausgeführt haben, müssen Sie diesen Schritt nicht mehr durchführen, sondern nur noch kontrollieren, ob die Werte korrekt eingetragen wurden.

Wenn Sie in der Umsätzekartei noch offene, nicht abgerechnete Leistungen erfasst haben, die erst ab dem 01.01.2021 erbracht werden, müssen Sie bei diesen Buchungen ebenfalls die Steuersätze umstellen.

Ändern Sie dazu bitte im Menü {Bewegungsdaten} {Umsätze} bei den betreffenden Umsatzbuchungen jeweils die folgenden beiden Felder:

• Feld <Steuersatz> von „16 %“ auf „19 %“ bzw. von „5 %“ auf „7 %“
• Feld <Steuerschlüssel> von „M16“ auf „M19“ bzw. von „M5“ auf „M7“

Zur einfacheren Ermittlung der betreffenden Umsätze steht Ihnen über die Option {Selektion} der Filter „Alle erfassten (offenen) Umsätze“ zur Verfügung, mit der Sie eine Vorauswahl treffen können.

 

Zuordnung der neuen Steuerschlüssel bei Selbstzahler-Kostenträgern zum Stichtag

Ändern Sie dazu im Menü {Stammdaten} {Kostenträger} Bereich „Buchhaltung“ bei den beiden Kostenträgern mit dem Kurzzeichen „SZ VOLL“ (bzw. „SZ19“) und „SZ ERM“ (bzw. „SZ7“) im Feld <Steuerschlüssel> die bisherigen Mehrwertsteuerschlüssel „M16“ und „M5“ auf „M19“ und „M7“.

Wenn Sie weitere/andere Kostenträger für die mehrwertsteuerpflichtige Rezeptabrechnung verwenden, müssen Sie diese analog ändern.

 

Optional: Anpassung der Preise für Selbstzahler-Rezepte zum Stichtag

Für Selbstzahler-Leistungen, die Sie über Rezepte erfassen und abrechnen, werden die Preise im Programm ebenfalls als Bruttopreise verwaltet. Wenn Sie Ihre Preise an die Steuersenkung anpassen wollen, gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wenn neue Preise in THEORG erfasst werden, wird nicht die bestehende Preisliste geändert, sondern ein neuer Gültigkeitsbereich angelegt. Bei einer Preisänderung wird nur für die betroffene Tarifgruppe ein neuer Gültigkeitsbereich angelegt.

• Heilmittelkartei öffnen über {Stammdaten} {Heilmittel}.
• Menüpunkt {Gültigkeitsbereiche} auswählen.
• Oben die benötigte Tarifgruppe aus der Liste auswählen, anschließend Schaltfläche <Neuen Bereich anlegen>.
• In das Feld <gültig ab> Datum eintragen, ab dem die neue Preisliste gültig sein soll.
• Schaltfläche <Weiter> wählen.
• Im nächsten Fenster kann eine Bezeichnung für den neuen Gültigkeitsbereich festgelegt werden (optional).
• Im Feld <Splitting-Regel> Regel 1 auswählen und <Weiter> wählen.
• Für den neuen Gültigkeitsbereich können die Preise aus einem bereits bestehenden Bereich übernommen werden. Wählen Sie hierzu den Gültigkeitsbereich vor der letzten MwSt-Umstellung auf 5 % und 16 %.
Hinweis: Standardmäßig vorbelegt ist hier immer der aktuelle Bereich.
• Sollen gleich nach dem Anlegen des neuen Gültigkeitsbereiches die neuen Preise erfasst werden, sollten Sie in diesem Fall den Punkt <Nach der Anlage des Bereiches Preise und Positionsnummern bearbeiten> markiert lassen.
• Bei Wahl von {Anlegen} öffnet sich ein Assistent mit der Liste aller Leistungen. Hier können die neuen Preise erfasst werden. Eine Umrechnungshilfe finden Sie im Kapitel „Optional: Anpassung der Preise in der Preisliste der Artikel zum Stichtag“.
• Für eine übersichtlichere Liste kann unten im Assistenten der Punkt <Positionen mit einem Wert von 0,00 ausblenden> markiert werden.
• Mit {Ok} werden die neuen Preise gespeichert.
• Die Berechnung der neuen Preise kann analog der Regel der Artikelpreise erfolgen (siehe nächstes Kapitel).

Hinweis: Wiederholen Sie diese Schritte für andere Tarifgruppen mit MwSt.-Leistungen.

 

Optional: Anpassung der Preise in der Preisliste der Artikel zum Stichtag

Generell werden im Programm Bruttopreise verwaltet. Wenn Sie Ihre Preise an die Steuererhöhung anpassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Tragen Sie bei den betreffenden Artikeln im Menü {Stammdaten} {Artikel} im Feld <VK-Preis> den neuen Preis ein.

Wenn Sie Ihre Preise genau um die Anhebung der MwSt. anpassen wollen, müssen Sie die bisherigen Preise (brutto) mit dem Faktor 1,02586 multiplizieren. Das entspricht einer 3 %-Erhöhung der MwSt.

Das hört sich auf den ersten Blick vielleicht seltsam an, stimmt aber!

Denn nicht der Gesamtpreis wird um 3 % gesenkt, sondern nur der darin enthaltene Mehrwertsteueranteil!

Beispiel:
alter Bruttopreis (inkl. 16 % MwSt.): 116,00 EUR
116,00 EUR x 1,02586 (Umrechnungsfaktor) = 119,00 EUR neuer Bruttopreis (inkl. 19 % MwSt.)

Für die Umrechnung von 5 % auf 7 % beträgt der Umrechnungsfaktor 1,01904.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, neue Preise mit Hilfe eines Assistenten zu planen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Umrechnung nicht einzeln von Hand machen müssen. Gleichzeitig bietet der Assistent die Möglichkeit, die neuen Beträge auf sinnvolle Werte auf- oder abzurunden.

ACHTUNG: Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen. Erstellen Sie daher vor der Durchführung der Preisänderung eine Datensicherung.

• Sie finden diesen Assistenten im Menü {Stammdaten} {Artikel}, Option {Preisänderung} <Preisänderung vorbereiten>.

• Über <Preisänderung durchführen> können Sie anschließend die Beträge in den betreffenden Artikeln tatsächlich ändern.

• Der Prozentwert für die Senkung der Preise aufgrund der MwSt.-Anpassung beträgt:
für die Erhöhung von 16 % auf 19 % 2,586 %
für die Erhöhung von 5 % auf 7 % 1,904 %

Einzelheiten dazu erhalten Sie im Assistenten mit [F1] in der Online-Hilfe.

 

Optional: Anpassung der Preise in der Preisliste der Kurse, Verträge, Wertkarten

Generell werden im Programm Bruttopreise verwaltet. Wenn Sie Ihre Preise für Kurse bzw. Verträge bzw. Wertkarten an die Steuersenkung anpassen wollen, gehen Sie analog dem Verfahren in der Artikelkartei vor, in diesem Fall im Menü {Stammdaten} {Kurse} bzw. {Verträge} bzw. {Wertkarten/Gutscheine}.

An folgenden Programmstellen werden weitere Preise verwaltet, die bei Bedarf auch umgestellt werden können:

Da diese Werte nur für spezielle Preis- und Beitrags-Konstellationen benötigt werden, prüfen Sie bitte immer zuerst, ob Sie diese Optionen überhaupt nutzen. Nur dann müssen Sie hier eine Kontrolle und gegebenenfalls Änderung durchführen!

Preisliste der Artikel bzw. Kurse:
• in der Lasche {Abw.Preise} die Einträge im Feld <Betrag>

Preisliste der Verträge:
• in der Lasche {Vertrag}, Bereich „Anteilige Berechnung bei Teilperioden“ das Feld <Fixwert>
• in der Lasche {Vertrag}, Bereich „Automatische Preisanpassung“ die Einträge der Preise in den Feldern <Betrag> und <Endwert>
• in der Lasche {Sonderzahlungen} das Feld <Abw. Betrag>, wenn diese Option angehakt ist

Über die Option {Selektion} stehen Ihnen vordefinierte Filter zur Verfügung, die die Leistungen mit den betreffenden Kriterien selektieren. Damit ist eine schnelle Kontrolle und Bearbeitung möglich. Über {Aktivieren} werden die Teildatenbestände ermittelt.

 

Optional: Anpassung der Preise laufender Verträge mit abweichendem Betrag

Die Beträge in der Vertragskartei im Menü {Bewegungsdaten} {Verträge} werden in der Regel direkt aus der Kartei der Vertragsvorlagen unter {Stammdaten} {Verträge} übernommen. Wenn Sie Ihre Vertragspreise angepasst haben, sehen Sie hier schon automatisch die neuen Preise.

Eine Ausnahme bilden Verträge, bei denen ein <abweichender Betrag> festgelegt wurde. Bei diesen Verträgen müssen Sie den Betrag manuell umstellen.

Alternativ haben Sie bei diesen Verträgen die Möglichkeit, neue Preise mit Hilfe eines Assistenten zu planen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Umrechnung nicht einzeln von Hand machen müssen. Gleichzeitig bietet der Assistent die Möglichkeit, die neuen Beträge auf sinnvolle Werte auf- oder abzurunden.

ACHTUNG: Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen. Erstellen Sie daher vor der Durchführung der Preisänderung eine Datensicherung.

• Sie finden diesen Assistenten im Menü {Bewegungsdaten} {Verträge}.
• Hier müssen Sie über die Option {Selektion} zuerst eine Auswahl treffen, für welche Verträge Sie die Beitragsänderung durchführen wollen. Dazu gibt es die vorbereitete Selektion „Alle laufenden Verträge mit abweichendem Betrag“.
• Anschließend rufen Sie die Option <Beitragsänderung> und <Beitragsänderung vorbereiten> auf.
• Der Prozentwert für die Erhöhung der Preise aufgrund der MwSt.-Anpassung beträgt:
für die Erhöhung von 16 % auf 19 % 2,586 %
für die Erhöhung von 5 % auf 7 % 1,904 %
• Über <Beitragsänderung durchführen> können Sie anschließend die Beträge in den betreffenden Verträgen tatsächlich ändern.

Einzelheiten dazu erhalten Sie im Assistenten mit [F1] in der Online-Hilfe.

 

Optional: Abgrenzung von Leistungen, die über den Stichtag der Mehrwertsteuer-Umstellung laufen

Eine Besonderheit im Rahmen der Mehrwertsteuer-Umstellung stellen Leistungen dar, die noch bis 31.12.2020 mit dem niedrigeren Mehrwertsteuersatz 16 % (bzw. 5 %) abgerechnet wurden, die Leistungen selbst aber erst ab dem 01.01.2021 erbracht werden. Dazu gehören beispielsweise Vorauszahlungen auf Verträge und Kurse, aber auch Guthaben im Verkauf. Für diese Leistungen gilt laut aktueller Gesetzeslage der neue Mehrwertsteuersatz 19 % (bzw. 7 %).

Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihre Buchhaltung ab, ob Sie hierzu sogenannte Abgrenzungen erstellen müssen, mit deren Hilfe die korrekte steuerliche Zuordnung der Leistungen möglich ist.

Zum Ausweis dieser Leistungen für den Steuerberater oder Ihre Buchhaltung stehen Ihnen im Programm im Menü {Statistik und Export} {Abgrenzungen} verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Ihnen die entsprechenden Auswertungen liefern. Weitere Einzelheiten erhalten Sie dort mit [F1] in der Online-Hilfe.

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