Einmalige Zwischenabrechnung von Kassenrezepten

Einführung

Aktuell haben die Praxen Verordnungen, zu denen noch nicht alle verordneten Behandlungen durchgeführt wurden und zu denen noch nicht klar ist, ob und wann die restlichen Behandlungen durchgeführt werden können. Das liegt in der Regel daran, dass angesichts der Corona-Pandemie Patienten und/oder Therapeuten die Behandlung bis auf weiteres eingestellt haben.

Die gesetzlichen Krankenkassen bieten nun die Möglichkeit, für diese „abgebrochenen“ Verordnungen eine einmalige „Zwischenabrechnung“ vorzunehmen.

Die noch offenen Behandlungen können später durchgeführt und dann noch abgerechnet werden.

Diese Möglichkeit abzurechnen ermöglicht es Ihnen, jetzt finanzielle Liquidität zu erhalten.

Folgend zeigen wir Ihnen, wie mit THEORG eine solche Zwischenabrechnung wie gewohnt als Maschinenlesbare Abrechnung oder über eine Abrechnungsstelle durchgeführt werden kann.

Grundsätzliches Vorgehen

Für jede Verordnung (Rezept), zu der eine Zwischenabrechnung erfolgen soll, sind folgende Schritte auszuführen, die weiter unten ganz ausführlich beschrieben sind. Wie weiter unten erläutert, kann THEORG potentielle Rezepte ermitteln.

• Erstellen Sie eine Papierkopie von Vorder- und Rückseite der Verordnung. Legen Sie diese Kopien für die spätere Bearbeitung auf einen Stapel.
• Suchen sie den entsprechenden Datensatz in THEORG.
• Stellen Sie sicher, dass im Terminblatt zu diesem Rezept die bisherigen Behandlungstermine eingetragen sind.
• Reduzieren Sie auf dem Datensatz in THEORG die eingetragene Verordnungsmenge auf die Behandlungsleistungen, die bereits durchgeführt wurden.
• Kennzeichnen Sie die einzureichende Originalverordnung für die Zwischenabrechnung.
• Jetzt erfolgen die weiteren Abrechnungsschritte wie gewohnt. Natürlich können vollständig behandelte Verordnungen/Rezepte gleichzeitig zur Abrechnung kommen.

Für alle Verordnungen, bei denen die Behandlung noch fortgeführt werden soll, ist in THEORG ein Duplikat des Rezepts anzulegen.

• Suchen Sie anhand der Papierkopien wieder den entsprechenden Datensatz in THEORG.
• Erstellen Sie ein Duplikat des Rezepts in THEORG.
• Ordnen Sie diesem Duplikat die verbliebenen Behandlungstermine zu.
• Korrigieren Sie die Zuzahlungsberechnung.
• Kennzeichnen Sie auf der Papierkopie die bereits abgerechneten Termine. Alle weiteren Termine werden vom Patienten auf dieser Kopie unterzeichnet.

Ab hier ersetzt die Papierkopie die bisherige Verordnung. Wenn die restlichen Behandlungen erfolgt sind, wird diese „zweite Hälfte“ der Verordnung wie gewohnt abgerechnet.

Schritte im Detail

Die folgende Beschreibung berücksichtigt sowohl die maschinenlesbare Abrechnung als auch die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle.

Textbaustein erstellen

Um sich später Schreibarbeit zu sparen, können Sie sich vorab einen Textbaustein für die spätere Beschriftung der Termine erstellen.

Gehen Sie über {Einstellungen} {Textbausteine} {Neu} (ab Version 14 unter {Vorlagen} {Textbausteine} {Neu}) und tragen Sie folgendes ein:

Potentielle Rezepte finden

Sie können Rezepte, die sie so abrechnen wollen von Hand raussuchen. Alternativ können Sie diese aber auch über die Funktion Checken ermitteln. Wählen Sie {Checken}
1 alle in Behandlung
J in Behandlung, nicht alle Leistungen terminiert

Vorbereitungen für das Originalrezept

1. Kopie der Original-Verordnung erstellen
Für die einmalige Zwischenabrechnung benötigen Sie eine Kopie der Originalverordnung (Papierverordnung). Kopieren Sie daher zuerst die Rezept-Vorder- und Rückseite.

2. Termine zuordnen
Rufen Sie das entsprechende Rezept auf und wechseln in die Lasche {Terminblatt}. Bereits stattgefundene Termine holen Sie "aus Terminplan" oder erfassen diese ggf. über "Neu".

3. Menge anpassen
Durch „Menge anpassen“ reduzieren Sie die ursprünglich verordnete Menge auf die aktuelle Anzahl.

4. Kennzeichnung der Termine
Als nächstes erfolgt die Kennzeichnung der Termine in THEORG:

a) Abrechnung per MLA
Wir empfehlen beim letzten Termin eine Abrechnungs-Info {Abrechn.-Info} (ab Version 14 {Ändern} zu hinterlegen, dass es sich um eine Zwischenabrechnung handelt. Über die Taste F2 öffnet sich die Auswahl der Textbausteine und Sie können direkt den passenden Textbaustein auswählen.

b) Abrechnung über Abrechnungsstelle
Hier erfolgt die Mitteilung ggf. über die Abrechnungsstelle. Für sich selbst können Sie sich z. B. im Rezept in der Lasche {Historie} einen Vermerk hinterlegen. Über die Taste F2 öffnet sich die Auswahl der Textbausteine. Wählen Sie hier einfach den passenden Textbaustein aus.

5. Die Originalverordnung kennzeichnen
Die Originalverordnung (Papierverordnung) wird als Erstes eingereicht und muss daher ebenfalls gekennzeichnet werden. Stellen Sie sicher, dass diese vorab kopiert wurde. Zur Kennzeichnung auf der Originalverordnung empfehlen wir folgendes: Auf der Rückseite der Verordnung neben dem Feld Behandlungsabbruch notieren Sie handschriftlich „Zwischenabrechnung“.

6. Status abgeschlossen setzen
Das Rezept kann nun in der Lasche {Abr+Merker} auf abgeschlossen gesetzt werden und steht somit für ihre Abrechnung bzw. die Taxierung bereit.

Erstellung des Rezeptduplikats

1. Duplikat erstellen
Erstellen Sie in THEORG ein {Duplikat} des Originalrezeptes mit der Anzahl der noch ausstehenden Behandlungen. Tragen Sie hier im Feld Rezeptdatum das ursprünglich Verordnungsdatum ein

2. Zuzahlung korrigieren
Durch die Zwischenabrechnung verringert sich beim Duplikat die Zuzahlung und der Sockelbetrag fällt weg. Gehen Sie hierzu in die Lasche {Abr+Merker} und setzen den Haken bei „Zuzahlung ohne Sockelbetrag“ (ab Version 14 {Ändern} Bereich „Rezeptwert und Zuzahlung“).
a) Falls die Zuzahlung bereits vollständig erbracht wurde setzen Sie zusätzlich den Haken „Zuzahlung vollständig bezahlt“. Der Zuzahlungswert wird dadurch nicht auf 0,00 gesetzt sondern muss für die Taxierung bzw. Restforderung an die Kasse erhalten bleiben.
b) Falls die Zuzahlung noch nicht erbracht wurde muss diese pro Rezept kassiert werden. Einmal mit Sockelbetrag und einmal ohne Sockelbetrag.

3. Termine übernehmen (nur wenn der THEORG-Terminplan eingesetzt wird)
Falls es noch vereinbarte Termine in der Zukunft gibt, rufen Sie den Datensatz des ursprünglichen Rezepts auf und wählen Sie {Folgetermine}. Im Assistenten markieren Sie die Termine, die Sie übertragen möchten, und wählen anschließend das Rezeptduplikat aus.

Spätere Schritte zur Folgeabrechnung

Nach Abschluss der noch ausstehenden Behandlungen gehen Sie wie folgt vor:

1. Kennzeichnung bzgl. Zwischenabrechnung

a) Abrechnung per MLA
Wir empfehlen beim ersten Termin nach der Zwischenabrechnung eine Abrechnungs-Info zu hinterlegen, dass es sich um eine Endabrechnung nach Zwischenabrechnung handelt. Hierzu können Sie Textbausteine nutzen.

b) Abrechnung über Abrechnungsstelle
Hier erfolgt die Mitteilung ggf. über die Abrechnungsstelle ggf. über die Krankenkasse. Für sich selbst können Sie sich z. B. im Rezept in der Lasche {Historie} einen Vermerk hinterlegen, dass es sich die Endabrechnung nach einer Zwischenabrechnung handelt. Hierzu können Sie Textbausteine nutzen.

2. Kennzeichnung der Papierkopie (Papierverordnung):
Auf der Rezeptrückseite müssen Sie die bereits abgerechneten Termine kennzeichnen. Diese können Sie auf mit * versehen und neben dem Behandlungsabbruch handschriftlich „* bereits abgerechnet“ vermerken.

 

Anmerkung: Regelung der GKV-Grundlage

Hier ist nochmals zusammengefasst, auf welcher Grundlage dies Zwischenabrechnung durchgeführt werden kann.

Die aktuellen Empfehlungen für den Heilmittelbereich aufgrund des Ausbruchs von SARSCoV-2 (Corona) (Stand: 18. März 2020, 18.00 Uhr ) finden Sie auf der Internetseite www.gkv-heilmittel.de

Diese beinhalten zum Beispiel die abweichende Fristenregelung und Informationen zur Zwischenabrechnung.

Auszug hiervon:

„Aufgrund der mit der Pandemie einhergehenden Einschränkungen des täglichen Lebens erklären die Kassenverbände auf Bundesebene und der GKV-Spitzenverband ihre Bereitschaft in den nachfolgend angeführten Bereichen zeitlich befristet von den bisherigen Regelungsvorgaben der Versorgung mit Heilmitteln abzuweichen. Ziel ist die Versorgung in dieser außerordentlichen Situation zu erleichtern und aufrecht zu erhalten. Diese Verfahrensregelung gilt zunächst für alle Behandlungen, die bis einschließlich 30.04.2020 durchgeführt werden; sie stellt kein Präjudiz für die Zeit danach dar.“

Im Zuge dieser Vereinbarung ist eine einmalige Zwischenabrechnung der bereits erbrachten Leistungen möglich. Diese bezieht sich ausschließlich auf die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen (AOK, IKK, BKK, VDEK, Knappschaft, SVLFG).