Jahreswechsel-Assistent
THEORG hat Ihnen aktuell die Planung des Jahreswechsels angeboten? In folgenden Videos wird gezeigt und erklärt, wozu das gut ist und welche Optionen Sie haben.
THEORG bietet Ihnen jedes Jahr an, die Nummernkreise Ihrer Rechnungen und Quittungen entsprechend anzupassen. Aus technischer Sicht besteht kein Zwang, bestimmte Abschluss- oder Umstellungsarbeiten vorzunehmen – aus organisatorischen Gründen kann dies jedoch durchaus sinnvoll sein. Somit können Sie das neue Jahr ganz einfach mit neuen Belegnummern beginnen.
Meldet sich ein Nutzer mit den entsprechenden Rechten an, öffnet sich der Jahreswechsel-Assistent automatisch nach Programmstart. Die Vorbereitungen können dann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt bis Jahresende vorgenommen werden. Hierbei wird nichts direkt verändert, sondern lediglich für das nächste Jahr vorbereitet.
Sofern Ihre Nummernkreise aus der aktuellen Jahreszahl und einer Nummer bestehen, kann THEORG Ihre Nummernkreise automatisch umstellen. Aus beispielsweise „R20-98“ wird also automatisch „R21-1“. Mit einem Klick auf den Button {Ja, automatisch im neuen Jahr umstellen}, ist die Vorbereitung erledigt. Sie können auch später über die Umstellung entscheiden – das Fenster erscheint dann erneut beim nächsten Programmstart.
Alternativ können Sie sich nach einem Klick auf {Weitere Optionen} dazu entscheiden, keine Änderung vorzunehmen oder abweichende Einstellungen für die Umstellung festzulegen. In letzterem Fall erscheint der Jahreswechsel-Assistent, der auch erscheinen würde, wenn THEORG Ihre Nummernkreise nicht automatisch umstellen kann. THEORG schlägt vor, die neue Jahreszahl – in diesem Fall die 21 – im Präfix zu verwenden. Die Nummern werden demzufolge auf 1 zurückgesetzt. Daraus ergibt sich ein neuer Nummernkreis, der ab dem neuen Jahr beginnt. Alternativ können Sie die Nummern weiterhin fortlaufend mit dem alten Präfix verwenden. Eine Umstellung wird für Rechnungs- und Quittungsnummern sowie Belegnummern der Einnahme-Überschuss-Rechnung des Kassenbuchs empfohlen. Weitere Hinweise erhalten Sie über den Button {Hilfe}.
Falls Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, können Sie diese Einstellungen nach einem Klick auf {Weiter} auch für diese wiederholen. Um den Jahreswechsel-Assistenten zu beenden, klicken Sie einfach auf {Speichern}. Die Vorbereitungen sind damit abgeschlossen. Die eigentliche Umstellung erfolgt mit dem ersten Programmstart im neuen Jahr. Sobald die Änderungen aktiv geworden sind, können diese für das laufende Jahr nicht mehr mittels Assistent, sondern nur noch manuell geändert werden.
Da eine Umstellung der Nummernkreise nicht zwingend erforderlich ist, ist die Durchführung der Änderungen nicht verpflichtend. Sollten Sie sich erst später dafür entscheiden, kann der Jahreswechsel-Assistent natürlich auch zu einem späteren Zeitpunkt manuell aufgerufen werden. Rufen Sie dazu im Menü {Stammdaten} {Mandanten} den Punkt {Jahreswechsel} auf.
Bevor Sie größere Löschaktionen, Datenbereinigungen oder die Umstellungen zum Jahreswechsel vornehmen, sollten sie eine vollständige Datensicherung für das vergangene Jahr anfertigen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, diese Sicherung erst einmal aufzubewahren und nicht zeitnah wieder zu überspielen.