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Allgemeine Informationen

Zum 01.07.2020 wurden Nachberechnungsfunktionen („Korrekturverfahren“) zur maschinenlesbaren Abrechnung nach § 302 SGB V eingeführt.

Damit ist es nun auch möglich, Abrechnungskorrekturen auf elektronischem Weg an die Krankenkassen zu übermitteln.


Wer muss das Korrekturverfahren anwenden?

Kunden, die direkt per MLA mit den Krankenkassen abrechnen.

Wichtig: Diese Erweiterung gilt in der ersten Phase nur für Heilmittelerbringer mit den Leistungserbringergruppenschlüsseln 21 - 29 und 71 - 74 (Sammelgruppenschlüssel „B“), beispielsweise Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden und Podologen. Für andere Leistungserbringer (beispielsweise Reha, Rehasport, Frühförderung) soll es erst später eingeführt werden.


Wann kommt das Korrekturverfahren zur Anwendung?

Voraussetzung für die Anwendung des Korrekturverfahrens ist, dass die Abrechnungsdateien der Erstabrechnung (Verarbeitungskennzeichen 01) die formale Prüfung (Prüfstufe 1- 3) bei der Datenannahmestelle fehlerfrei durchlaufen haben.

Erst dann werden die Rechnungsdaten zur inhaltlichen Prüfung und Weiterverarbeitung zum Kostenträger weitergeleitet und Sie können das Korrekturverfahren anwenden.


Was passiert, wenn die Datenannahmestelle (DAV) die Abrechnung bemängelt?

Bei Fehlern der Prüfung bei der Datenannahmestelle muss, wie bisher, die gesamte Abrechnung wiederholt werden. Hier erhalten Sie immer Rückmeldung per E-Mail und in der Regel die Rezepte nicht zurück.


Wie erkennt man, ob die Rückmeldung von der Datenannahmestelle oder der Krankenkasse kommt?

Datenannahmestelle:

  • Rückmeldung nur per E-Mail
  • typische Absender: DAVASO, ARZ, DDG, ITS Care, AOK Rech.zentrum, usw.
  • In der Regel werden keine Rezepte zurückgeschickt. Ausnahme: DAV ist nicht zuständig für den Kostenträger
  • Formulierungen wie
    • „Ihre Daten konnten nicht verarbeitet/weitergeleitet werden ...“
    • „ ... Fehler in Prüfstufen 1 - 3 ...“

Krankenkasse:

  • Rückmeldung (eher) per Post
  • Rezepte werden zurückgesendet
  • Formulierungen wie
    • „... Korrekturverfahren...“
    • „Verarbeitungskennzeichen 04 bzw. VKZ 04 ...“

 

Vorbereitung

Damit eine Korrekturabrechnung erstellt werden kann, bedarf es immer einer Erstabrechnung (Verarbeitungskennzeichen 01), die bereits per DFÜ versendet sein muss.

Wichtig: Für den nachfolgend beschriebenen aktuellen Stand des neuen Verfahrens benötigen Sie mindestens die THEORG-Version 14.45.

Da es zum Korrekturverfahren bereits Änderungen und Erweiterungen gab, empfehlen wir ein Update auf die aktuellste Pionierversion.

Über {Online-Dienste} {Alle Aufträge} kann diese heruntergeladen und eingespielt werden. Sollte Sie hier nicht erscheinen, ändern Sie bitte Ihre Einstellungen unter {Einstellungen} {System} Lasche {Online-Dienste} bei Updateverhalten auf Pionierversion.

 

Wo befindet sich die Abrechnungskorrektur in THEORG und wie funktioniert sie?

Der Assistent zum Korrekturverfahren befindet sich unter {Aktionen} {Abrechnungskorrektur}.

Im nächsten Schritt finden Sie die drei Anwendungsfälle. Ein Assistent leitet Sie stets durch alle Schritte. Sollte eine Korrektur innerhalb des Rezeptes nötig sein, kann diese direkt über das Korrekturverfahren vorgenommen werden.

Korrekturrechnung: Verarbeitungskennzeichen 04 – Veranlasst durch Kostenträger

Nachforderung: Verarbeitungskennzeichen 02 – Veranlasst durch Leistungserbringer (Praxis)

Zuzahlungsforderung: Verarbeitungskennzeichen 03 – Veranlasst durch Leistungserbringer (Praxis)

Ausdrucke:

Nach der Durchführung der Korrekturabrechnung haben Sie die Möglichkeit, zu den erstellten Abrechnungen folgende Ausdrucke zu erzeugen:

  • Rezeptliste
  • Urbelegbegleitschreiben (nur bei VKZ 04)
  • Papierrechnung

Diese finden Sie übrigens auch immer unter {Stammdaten} {Kostenträger} bei der entsprechenden Krankenkasse in der Lasche {Abrechnungs-Archiv}.

Hinweis zur Zuzahlungsforderung:
Parallel zum Dateiversand muss hier ein Formular an die Krankenkasse gesendet werden über den erfolglosen Einzugsversuch des Leistungserbringers. Dieses wird automatisch vom Programm erstellt und zusätzlich beim Rezept in der E-Akte gespeichert.

Hinweis zur Korrekturrechnung:
Sobald Sie für die Korrekturrechnung eine Rechnungsnummer eingegeben haben und in der „Auswahl der Rezepte einer Abrechnung“ stehen, müssen Sie zunächst auf der linken Seite das Rezept, mit dem Sie etwas machen möchten, markieren (1) – NICHT anhaken, sondern die Zeile markieren. Anschließend können Sie rechts festlegen, WAS genau Sie mit diesem Rezept machen möchten (2).

Korrekturabrechnung

 

Was mache ich, wenn …?

… die Arztunterschrift oder der ICD-10-Code gefehlt hat?
→ Korrekturrechnung (VKZ 04)


… der Arzt den Haken für Hausbesuch vergessen hat und ich nur die HB-Leistungen nachberechnen soll?
→ Korrekturrechnung (VKZ 04)

Hierbei kann man übrigens direkt bei der Korrekturrechnung über den Button {Rezept ändern} die Hausbesuchsleistung hinzufügen und anschließend nur die entsprechenden Termine übertragen lassen.


… ein paar Unterschriften des Patienten gefehlt haben?
→ Korrekturrechnung (VKZ 04)

Hierbei kann man übrigens auch nur die entsprechenden Termine übertragen lassen.

… eine falsche Leistung abgerechnet wurde, z. B. KG anstatt KG-ZNS?
→ Korrekturrechnung (VKZ04)

Ab Version 14.45 sind auch Korrekturrechnungen möglich mit dem Wechsel einer Behandlungsleistung. In diesen Fällen kommt dann nur der Differenzbetrag zwischen der ursprünglich abgerechneten Leistung und der neuen, höherwertigen Leistung zur Abrechnung.

Hierbei kann man übrigens direkt bei der Korrekturrechnung über den Button {Rezept ändern} die Leistung korrigieren.


… die Heilmittel mit alten/zu niedrigen Preisen abgerechnet wurden, weil die neuen Preise erst nach der Abrechnung eingepflegt wurden?
→ Nachforderung (VKZ 02)


… ich ein Heilmittel, z. B. Hausbesuch, vergessen habe abzurechnen?
→ Nachforderung (VKZ 02)


… der Patient seine Zuzahlung einfach nicht bezahlt?
→ Zuzahlungsforderung (VKZ03)

Der vollständige Zuzahlungsbetrag kann über das Korrekturverfahren von der Kasse gefordert werden.

Sollte der Patient im Nachhinein befreit sein, können Sie die Zuzahlung ab Version 14.39 nachfordern.

Hinweis: Damit dieses Verfahren funktionieren kann, darf das Rezept vorher nicht manuell auf "befreit" gesetzt werden - sonst kann kein Zuzahlungswert ermittelt werden.

… der Patient seine Zuzahlung nicht vollständig bezahlt?
→ Zuzahlungsforderung (VKZ03)

Ab Version 14.45 ist auch die Nachberechnung von Teilzahlungen der Zuzahlung möglich, bspw. wenn ein Patient nachträglich eine Zuzahlungsbefreiung vorlegt, die aber nur einen Teil der Behandlungstermine umfasst.

In diesem Fall ist keine zusätzliche Übermittlung des PDF-Formulars notwendig.


… die Datenannahmestelle will, dass ich auf dem Formular der Zuzahlungsnachforderung (erfolgloser Einzug der Zuzahlung gemäß § 43 c Abs. 1 SGB V – Heilmittel) die IK-Nummer oder die Rechnungsnummer der Zuzahlungsrechnung aufdrucke?
→ Hierbei handelt es sich um ein „amtliches“ Formular, dass wir nicht so einfach ändern dürfen. Im Zweifel wenden Sie sich an ihre Krankenkasse oder tragen die gewünschten Daten von Hand nach.

Bei der Zuzahlungsforderung wird das Formular automatisch generiert und zusätzlich beim Rezept in der E-Akte gespeichert. Seit dem 23.02.2021 gibt es ein angepasstes Formular dass auch die Rechnungsnummer der Zuzahlungsforderung enthält. Die Vorlage finden Sie unter https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/leistungserbringer_1/sonstige_leistungserbringer/technische_anlagen_aktuell_4/TP5_KorVer_43cSGBV_Vordruck_20210223_ausfuellbar.pdf
Ab der Version 14.43 ist das neue Formular enthalten. Bei zukünftigen Zuzahlungsforderungen wird automatisch das neue Formular verwendet. Neue Updates zu THEORG finden Sie übrigens immer im Hauptmenü über {Online-Dienste} [Alle Aufträge].

Alle weiteren Daten können Sie von Hand nachtragen. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an ihre Krankenkasse.

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