Neuen Mitarbeiter im Terminplan anlegen
Sie haben einen neuen Mitarbeiter, der künftig Termine übernehmen und deshalb eine eigene Spalte im Terminplan bekommen soll. Die grundlegende Voraussetzung dafür ist eine freie oder gegebenenfalls neue Spalte im Terminplan. Um diese einem neuen Mitarbeiter zuzuordnen, benötigt dieser zunächst eine eigene „Karteikarte“ mit allen persönlichen Daten. Diese legen Sie unter {Stammdaten} {Mitarbeiter} {Neu} an.
Für die Anzeige im Terminplan ist zunächst nur der Name notwendig. Alle anderen Daten lassen sich auch später nachtragen. Achten Sie außerdem darauf, dass im Bereich „Status“ bei „Aktiv“ ein „ja“ steht. In den Laschen {Weiteres} und {Terminplan/Arbeitszeit} können Sie weitere Daten zum Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters eintragen.
Nun muss noch die Arbeitszeit hinterlegt werden. Das können Sie rechts im Menü unter dem Punkt {Arbeitszeit} erledigen. Wählen Sie zunächst aus dem Drop-Down-Menü eines der hinterlegten Terminraster. Sollten Sie ein neues Terminraster benötigen, können Sie dies im Menü rechts mit dem Punkt {Terminraster} vorab anlegen.
Sobald Sie das passende Terminraster eingestellt haben, müssen Sie noch markieren, welcher Zeitraum als Arbeitszeit bzw. Freizeit gelten soll. Klicken Sie dafür mit der Maus und ziehen Sie eine Auswahl um den gewünschten Bereich. Ist dieser markiert, klicken Sie auf die weiße Schaltfläche „Arbeitszeit“, um das Zeitraster zu belegen. Diese Änderungen bestätigen Sie mit dem Button <Speichern>.
Falls der neue Mitarbeiter die identische Arbeitszeit eines schon vorhandenen Mitarbeiters bekommen soll, können Sie diese über den Punkt {Arbeitszeit importieren} auswählen. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie in einem weiteren Drop-Down-Menü den gewünschten Mitarbeiter auswählen können. Mit <Importieren> wird dem neuen Mitarbeiter die entsprechende Arbeitszeit seines Kollegen zugewiesen.
Nun muss der neue Mitarbeiter noch einer Spalte im Terminplan zugewiesen werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt {Spalten}. In dem sich neu öffnenden Fenster sehen Sie eine Tabelle mit allen eingetragenen Mitarbeitern. In der Spalte „Anzeigen“ müssen Sie den Haken bei dem Mitarbeiter setzen, der im Terminplan angezeigt werden soll. Über die Pfeil-Buttons rechts können Sie auch die Reihenfolge der Spalten im Terminplan bestimmen.
Um die Änderungen im Terminplan sichtbar zu machen, müssen Sie noch eine Initialisierung unter dem Menüpunkt {Initialisieren} vornehmen. Nach Klick auf den Menüpunkt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie wählen können, ob der Terminplan für alle Mitarbeiter oder nur für den neu angelegten initialisiert werden soll. In diesem Fall ist es ausreichend, den neu angelegten Mitarbeiter aus dem Drop-Down-Menü auszuwählen. Nach der Wahl eines Zeitraums kann die Initialisierung ausgeführt werden. Nach diesem Vorgang werden Ihre Einstellungen im initialisierten Bereich des Terminplans angezeigt.