THEORG und die Kassensicherungsverordnung – Stand 09.03.2021

Stand 09.03.2021

1. Was bedeutet die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung, die in der Folge des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ und der daraus erfolgten Anpassungen der Abgabenordnung entstanden ist. Zu diesen Grundaufzeichnungen gehören z. B. die Rechnungsstellung und das Kassenbuch in THEORG.

Daraus ergeben sich unter anderem zwei besonders für Sie relevante Anforderungen:

• Buchhalterische Vorgänge müssen künftig einem Steuerprüfer in einem durch die Finanzverwaltung festgelegtem Format (DSFinV-K) als Protokoll zur Verfügung gestellt werden können.
• Bestimmte dieser buchhalterischen Vorgänge müssen zudem manipulationssicher gespeichert werden. Dies erfolgt, indem diese Vorgänge mit einer sogenannten „elektronischen Signatur“ versehen werden. Quittungsbelege enthalten dann auch eine Information mit Inhalten dieser „elektronischen Signatur“.

Da bestimmte Lösungen noch nicht verfügbar waren und die Corona-Pandemie zusätzlich vieles erschwert hat, konnten die oben genannten Punkte nicht pünktlich zum Inkrafttreten der KassenSichV am 01.01.2020 umgesetzt werden. Deren verpflichtende Umsetzung wurde ausnahmsweise aufgehoben, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden konnten. Diese sind für die Bundesländer teilweise unterschiedlich.

Nach aktuellem Stand ist die KassenSichV nun ab dem 01.04.2021 vollumfänglich anzuwenden.

Folgend erläutern wir Ihnen einige Details und Hintergründe und was das für die Arbeit mit THEORG bedeutet.

2. Das Protokoll für steuerliche Außenprüfungen

Die KassenSichV fordert, dass elektronische Aufzeichnungen buchhalterischer Vorgänge protokolliert werden und den Finanzbehörden z. B. bei einer Steuerprüfung in einem einheitlichen Format (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden müssen.

Diese Protokollierung und die Möglichkeit des Exports ist in THEORG ab Version 14.43 enthalten.

3. Das manipulationssichere Speichern („elektronische Signatur“)

Zusätzlich müssen bestimmte elektronische Aufzeichnungen, z. B. die Vorgänge der Barkasse, manipulationssicher erfolgen. Die „elektronische Signatur“ erfolgt durch den Einsatz einer sogenannte Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Solche TSE-Systeme gibt es als Hardware-TSE, bei der die „elektronische Signatur“ z. B. von einem USB-Stick erfolgt oder als Online-TSE, bei der die „elektronische Signatur“ über das Internet bereitgestellt wird.

4. Geht es auch ohne „elektronische Signatur“?

Wie schon dargestellt, ist die „elektronische Signatur“ nicht für alle Geschäftsvorfälle vorgeschrieben, aber auf jeden Fall für Vorgänge, die mit Bargeld zusammenhängen. In einigen Fällen kann auf die „elektronische Signatur“ jedoch verzichtet werden.

Folgende Informationen sind nach unserem aktuellen Informationsstand zusammengestellt. Diese können nicht als Steuer- oder Rechtsberatung verstanden werden. Sie beinhalten Aspekte, die Sie auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.

a. Ausschließlicher Einsatz bargeldloser Verfahren

Wenn Sie in Ihrem Betrieb vollständig bargeldlos arbeiten, sollte nach heutigem Stand auf eine „elektronische Signatur“ verzichtet werden können.

Das können Sie umsetzen, indem Sie ausnahmslos statt mit Bargeld über EC-/Kreditkarte (Cash-Terminal) kassieren, die Beträge per Lastschrift beim Kunden einziehen oder dem Kunden die Rechnung zur Überweisung mitgeben.

Die Zahlungen, die Sie als Betrieb zu leisten haben, können Sie entweder bargeldlos durchführen oder Sie führen alternativ/zusätzlich eine offene Ladenkasse – siehe Punkt c.

b. Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder eines externen Systems mit TSE

Sollten Sie alle Kassiervorgänge mit einem externen System, welches schon eine TSE hat, durchführen, dann benötigen Sie auch keine TSE für THEORG. Ein solches System kann z. B. eine elektronische Registrierkasse sein.

Innerhalb von THEORG wird nur protokolliert, dass die Abrechnung der Leistung durch ein externes System erfolgen soll. Dies ist ähnlich mit der Abrechnung z. B. über ein Cash-Terminal, bei der die Abrechnung ebenso über ein anderes System bereitgestellt wird.

THEORG erstellt in diesem Fall keine Quittungen, insbesondere keine Quittungen mit TSE-Informationen.

c. Offene Ladenkasse

Theoretisch ist es möglich, eine sogenannte Offene Ladenkasse zu führen. Dabei werden die Bareinnahmen und Barausgaben vollständig von Hand aufgezeichnet (Kassenbuch). In diesem Fall benötigen Sie keine TSE für THEORG.

Innerhalb von THEORG wird nur protokolliert, dass die Abrechnung der Leistung händisch erfolgen soll (wie bei einem externen System – siehe oben).

Die Quittungen sind in diesem Fall handschriftlich zu erstellen.

Ein Ausdruck der erbrachten Leistung mit dem notwendigen Abrechnungsbetrag ist möglich.

Für das Führen einer Offenen Ladenkasse gibt es eine Reihe von Regelungen, die Sie am Besten mit Ihrem Steuerberater besprechen.

5. Nutzung der „elektronischen Signatur“

Wenn THEORG als Gesamtsystem auch weiterhin zur Verwaltung der Barvorgänge eingesetzt werden soll, dann ist die Nutzung einer TSE für die „elektronische Signatur“ erforderlich.

Wie unter Punkt 3 beschrieben, gibt es zwei technische Lösungen für die „elektronische Signatur“.

a. Online-TSE

Der Einsatz einer Online-TSE ein sehr praktikabler Weg und in der Regel sehr einfach einzurichten.

Es bedarf keiner Hardware. Es muss konfiguriert werden und ist anschließend verfügbar. Immer wenn eine „elektronische Signatur“ benötigt wird, wird diese über das Internet angefordert.

b. Hardware-TSE

Hardware-TSE bedeutet, dass an mindestens einem Rechner im System zusätzliche Hardware notwendig ist, z. B. ein USB-Stick.

Dies kann beim Einsatz in großen Netzwerken oder beim Arbeiten in der Cloud technische Einschränkungen haben.

6. Empfehlung zur Nutzung der „elektronischen Signatur“

Wir empfehlen Ihnen aus unserer Sicht und aufgrund der positiven Erfahrungen in Österreich den Einsatz einer Online-TSE.

Dafür gibt es mehrere potentielle Anbieter, von denen momentan noch keiner dauerhaft zugelassen ist (Stand 09.03.2021).

Die Hardware-Lösung ist grundsätzlich verfügbar, aber aus unserer Sicht nicht so gut geeignet und es wird voraussichtlich zu Lieferengpässen kommen.

Unter der Voraussetzung, dass die passenden Online-TSE-Lösungen und Hardware-TSE-Lösungen verfügbar sind, werden bei THEORG beide Lösungen möglich sein.

7. Wie geht es nun weiter?

Es ist unrealistisch, dass der Einsatz einer TSE (insbesondere der Online-Lösung) flächendeckend zum 01.04.2021 über alle Branchen hinweg realisiert werden kann, zumal solche Verfahren nach ihrer Zulassung noch in Softwareprodukte wie THEORG integriert werden müssen.

Was bedeutet das nun in der Praxis?

Es bedeutet, dass THEORG mit dem entsprechenden Update (siehe oben) das Protokoll DSFinV-K erstellt und exportieren kann.

Die zusätzliche „elektronische Signatur“ bestimmter Geschäftsvorfälle ist gegebenenfalls erst später möglich. Es ist nicht abzusehen, wann dies möglich ist. Die Tagesarbeit mit THEORG ist dadurch nicht beeinträchtigt.

Bis eine TSE zur Verfügung steht, enthalten Ihre ausgedruckten Quittungen/Belege keine sogenannten TSE-Informationen, sondern den Hinweis, dass die Signatur derzeit nicht verfügbar ist. Dies ist der gleiche Hinweis im Falle einer Störung einer angeschlossenen TSE.

Als Alternative könne Sie in dieser Zeit (oder auch langfristig) auf Bargeldvorgänge verzichten – siehe Punkt 4.